Kofax PaperPort 14 Professional

L'ufficio digitale è già diventato un argomento importante per molte aziende. Ma come può essere implementato nella pratica? Non è così difficile come molte persone temono. Nel frattempo, è disponibile un potente software che può essere utilizzato per digitalizzare i documenti cartacei in modo facile e conveniente. Kofax PaperPort 14 Standard o Professional è particolarmente adatto. Questo software non è solo facile da usare, ma offre anche varie funzioni.

Cosa può fare Kofax PaperPort 14 Professional?

Questo moderno software da ufficio ti aiuta a scansionare, convertire e archiviare i documenti. Se hai uno scanner collegato al tuo computer, devi solo scansionare i documenti con esso. Il software poi li converte immediatamente nel ben noto e ampiamente utilizzato formato PDF. Questo formato ha guadagnato l'accettazione sia nel settore privato che in quello aziendale perché può essere visualizzato con tutti i comuni dispositivi finali. Pertanto, è completamente irrilevante se apri un file PDF con un PC Windows, uno smartphone Android o un MacBook. Il file ha sempre lo stesso aspetto.

Il più grande vantaggio di questa applicazione è che il file convertito appare esattamente come il documento originale. Inoltre, non importa se l'originale consiste solo di testo o ha delle immagini. La struttura originale è sempre preservata. Se necessario, puoi ancora apportare modifiche al file PDF. Kofax PaperPort 14 Standard e Professional offrono diversi strumenti integrati per questo scopo.

Archivia i documenti in modo chiaro

I file scansionati e convertiti devono ovviamente essere conservati da qualche parte. Puoi creare diverse cartelle per questo scopo. Come li dividi dipende da te. Per esempio, puoi nominare le cartelle con bolle di consegna, fatture o altri argomenti. In questo modo hai sempre una visione d'insieme. Molti utenti aggiungono anche un anno alla fine per aumentare la panoramica.

Dato che questa è la versione Professional, puoi anche archiviare i documenti su cartelle dell'unità di rete in modo che siano accessibili ai tuoi colleghi in ogni momento. Questo significa che non hai più bisogno di inviare i file desiderati in modo ingombrante via e-mail. L'uso di unità di rete è sempre la soluzione migliore nelle aziende più grandi con diversi dipendenti.

Software moderno con funzionamento semplice

Il requisito più importante per utilizzare questo software è avere un PC e uno scanner. Questo è tutto ciò che serve. Che tipo di scanner è irrilevante. Gli scanner piatti funzionano altrettanto bene dei dispositivi multifunzione. Dopo aver scaricato il software, avvia il processo di installazione facendo doppio clic sul file. Durante il processo, il software rileva automaticamente il tuo hardware ed esegue una configurazione adeguata. Pertanto, di solito non hai bisogno di fare alcuna impostazione durante l'installazione.

Una volta che il processo di installazione è completato, Kofax PaperPort 14 Professional è immediatamente disponibile per te in modo completo. Pertanto, puoi iniziare a lavorare immediatamente. Una volta che hai scannerizzato i primi documenti e li hai salvati in forma convertita, non è difficile ritrovarli. Se il tuo sistema di archiviazione non è disposto in modo così chiaro, non è un problema. Questa applicazione per ufficio è dotata di una potente funzione di ricerca. Tutto quello che devi fare è cercare un termine specifico e ti verranno presentati immediatamente i documenti che contengono quel termine. Questo è utile anche se il tuo sistema di archiviazione è già abbastanza grande.

Perché dovresti comprare questo software?

Ci sono diverse ragioni per questa decisione. La ragione più importante è la digitalizzazione dell'ufficio. Gli enormi schedari saranno presto una cosa del passato. Inoltre, c'è un enorme risparmio di tempo. Se sono necessari determinati documenti, bastano pochi clic del mouse per trovarli.